Bruksanvisning för Personal

Komplett guide för tidsregistrering i ITidia

📋 Innehållsförteckning
1. Komma igång2. Stämpla in och ut3. Arbetsskift4. Min Arbetstid5. Min Profil6. Tips och tricks7. Felsökning
1. Komma igång

Första inloggningen

  1. Du får en inbjudan via e-post från din arbetsgivare
  2. Klicka på länken i e-postmeddelandet
  3. Skapa ett lösenord för ditt konto
  4. Läs igenom presentationen som visas
  5. Välj ditt företag från listan

⚠️ Viktigt att veta från början:

  • • Arbetstid räknas alltid från företagets normala starttid (skiftets starttid)
  • • Du kan stämpla in och ut när du vill, men tiden före starttiden räknas inte
  • • GPS-position kontrolleras vid incheckning - du måste vara på plats
  • • Övertid beräknas automatiskt om du jobbar längre än skiftets sluttid
  • • Systemet väljer automatiskt rätt arbetsplats baserat på din GPS-position

Komplettera din profil

Innan du kan börja använda systemet fullt ut måste du fylla i följande uppgifter:

  • Fullständigt namn
  • Telefonnummer
  • Avdelning
  • Anställningsnummer (valfritt)

Detta gör du under "Min Profil" i navigationen.

🎉 För företag: 30 dagars gratis provperiod

Ditt företag kan testa ITidia helt gratis i 30 dagar. Inget betalkort krävs. Efter provperioden kostar systemet från 299 SEK/månad (exkl. moms) beroende på antal anställda.

För dig som personal är ITidia helt gratis att använda! 🎉

2. Stämpla in och ut

Så här stämplar du in

  1. Gå till "Stämpla In/Ut" i navigationen
  2. Tillåt webbläsaren att använda din plats när den frågar
  3. Systemet hittar automatiskt din position (visas längst upp)
  4. Om du är inom räckhåll för en arbetsplats visas det automatiskt med ✓
  5. Systemet väljer automatiskt rätt arbetsplats baserat på din GPS-position
  6. Om det finns flera skift kan du välja vilket du ska jobba (se avsnitt 3)
  7. Tryck på den stora röda knappen "Stämpla in"
  8. Du får en bekräftelse att du är instämplad

GPS och automatisk arbetsplatsval

Systemet använder GPS för att automatiskt identifiera vilken arbetsplats du är på:

  • • Automatisk identifiering: Du behöver inte välja arbetsplats manuellt
  • • Inom räckhåll: När du är nära nog visas arbetsplatsen med ✓
  • • Avstånd visas: Du ser hur långt du är från varje arbetsplats
  • • Säkert: Du kan bara stämpla in när du faktiskt är på plats

Under arbetsdagen

När du är instämplad visas:

  • Vilken plats du är instämplad på
  • Vilket skift du jobbar
  • När du stämplade in
  • Hur länge du har arbetat (uppdateras automatiskt)
  • Om du jobbar normal arbetstid, övertid eller är tidig

⏰ Hur arbetstid räknas:

Exempel: Om ditt skift är Dagskift 08:00-17:00:

  • Stämplar du in 07:30 - arbetstid räknas från 08:00
  • Stämplar du in 08:15 - arbetstid räknas från 08:15
  • Arbetar du till 18:00 - du får 1 timme övertid
  • Slutar du 16:00 - du har 1 timme mindre än normal arbetstid

💡 Lunch/rast: Om företaget har ställt in automatiskt avdrag (t.ex. 30 min) dras detta av varje dag

Så här stämplar du ut

  1. Gå till "Stämpla In/Ut"
  2. Se din sammanlagda arbetstid för dagen
  3. Tryck på den stora gröna knappen "Stämpla ut"
  4. Bekräftelse visas att du har stämplat ut
  5. Din arbetstid registreras automatiskt
3. Arbetsskift

Intelligent skiftsval

ITidia väljer automatiskt rätt skift baserat på tiden du stämplar in:

📅 Så fungerar skiftsval:

1. Under pågående skift

Om du stämplar in under ett skift (t.ex. mellan 08:00-17:00) väljs det skiftet automatiskt.

2. Innan nästa skift (inom 1 timme)

Om nästa skift börjar inom en timme kan du välja mellan nuvarande och kommande skift.

Exempel: Kl 15:30, nästa skift börjar 16:00 → Du kan välja mellan dagskift eller kvällsskift

3. Utanför skiftstider

Om inget skift pågår och inget börjar inom en timme, visas alla tillgängliga skift.

🔄 Kan jag byta skift efter incheckning?

Nej, när du har stämplat in fortsätter du på det valda skiftet. Om du behöver byta skift måste du:

  1. Stämpla ut
  2. Vänta tills du är inom räckhåll för nästa skift (< 1 timme)
  3. Stämpla in igen och välj nytt skift

💡 Eller kontakta din chef om arbetstiden behöver justeras manuellt

Exempel på skift

☀️ Dagskift

08:00 - 17:00

🌆 Kvällsskift

16:00 - 00:00

🌙 Nattskift

23:00 - 07:00

🌤️ Deltid

13:00 - 17:00

Ditt företag konfigurerar vilka skift som finns tillgängliga

4. Min Arbetstid

Översikt över din arbetstid

Under "Min Arbetstid" kan du se all din registrerade tid:

Filtrera tid

Du kan välja att visa:

  • Idag: Dagens registreringar
  • Denna vecka: Måndagens till söndagens registreringar
  • Denna månad: Från den 1:a till sista dagen i månaden

Statistik som visas

Total Arbetstid

Totalt antal timmar och minuter du arbetat

Genomsnitt/dag

Hur många timmar du jobbar i snitt per dag

Arbetsdagar

Antal dagar du har jobbat

Antal registreringar

Totalt antal in- och utcheckningar

Ladda ner rapport

  1. Välj tidsperiod (idag, vecka eller månad)
  2. Klicka på "Ladda ner rapport"-knappen
  3. En HTML-fil laddas ner till din dator
  4. Öppna filen i webbläsaren
  5. Använd webbläsarens utskriftsfunktion (Ctrl+P / Cmd+P) för att spara som PDF

Rapporten innehåller all din arbetstid med datum, tider, platser och övertid.

📊 Vad rapporten innehåller:

  • • Ditt namn och företagets logotyp
  • • Alla dina registreringar för perioden
  • • Total arbetstid och antal arbetsdagar
  • • Genomsnittlig arbetstid per dag
  • • Detaljerad översikt per dag med in- och utcheckningstider
5. Min Profil

Redigera dina uppgifter

Under "Min Profil" kan du uppdatera:

  • Fullständigt namn: Ditt för- och efternamn
  • Telefonnummer: För kontakt vid behov
  • Avdelning: Vilken avdelning du tillhör
  • Anställningsnummer: Om ditt företag använder anställningsnummer
  • Föredragen startsida: Vilken sida du vill se först när du loggar in

Föredragen startsida

Du kan välja vilken sida du vill se direkt när du loggar in:

  • Stämpla In/Ut: För att snabbt kunna stämpla in
  • Min Arbetstid: Om du vill se din statistik först
  • Min Profil: Om du behöver uppdatera uppgifter ofta

ℹ️ Kontoinformation:

Vissa uppgifter kan du inte ändra själv:

  • • E-postadress: Detta är din inloggning
  • • Roll: Endast din chef kan ändra din roll
  • • Företag: Vilket företag du tillhör

Logga ut

För att logga ut klickar du på "Logga ut"-knappen längst ner i profilen eller i navigationens hamburgermeny.

6. Tips och tricks

📱 Installera som app

Du kan installera ITidia som en app på din mobil för snabbare åtkomst. Följ instruktionerna som visas när du öppnar sidan första gången.

🔔 Glöm inte stämpla

Skapa en påminnelse i din telefon för att komma ihåg att stämpla in när du kommer och ut när du går hem.

📊 Följ din tid

Kolla regelbundet på "Min Arbetstid" för att se hur mycket du jobbar och planera din tid bättre.

🌐 Fungerar offline

Om du installerar som app fungerar den även utan internet - data synkas automatiskt när du får kontakt igen.

💡 Bästa praxis:

  • • Stämpla in direkt: Gör det till en vana att stämpla in så fort du kommer
  • • Kontrollera platsen: Se till att rätt arbetsplats är vald innan du stämplar in
  • • Stämpla ut varje dag: Glöm inte stämpla ut när du går hem
  • • Håll profilen uppdaterad: Se till att dina uppgifter är korrekta
  • • Ladda ner rapporter: Spara dina månadsrapporter för egna arkiv
7. Felsökning

Problem: GPS hittar inte min position

Lösning:

  1. Kontrollera att du har tillåtit platstjänster i webbläsaren
  2. Aktivera GPS/platstjänster på din telefon/dator
  3. Gå utomhus eller nära fönster för bättre GPS-signal
  4. Starta om webbläsaren och försök igen
  5. Om problemet kvarstår, kontakta din chef

Problem: Jag glömde stämpla ut

Lösning:

Kontakta din chef eller administratör. De kan se din aktiva registrering och stämpla ut dig manuellt med rätt tid, eller lägga till övertid om det behövs.

Problem: Arbetstiden ser inte rätt ut

Kom ihåg:

Arbetstid räknas från företagets normala starttid, inte från när du stämplar in.

Exempel: Om normal starttid är 08:00 och du stämplar in 07:45, räknas arbetstiden från 08:00. Detta är avsiktligt.

Problem: Kan inte välja arbetsplats

Lösning:

Du behöver inte välja arbetsplats manuellt! Systemet väljer automatiskt baserat på din GPS-position. Se till att:

  • GPS/platstjänster är aktiverat
  • Du har tillåtit platstjänster i webbläsaren
  • Du är inom räckhåll (vanligtvis 20 meter) för en arbetsplats

Problem: Vill byta skift efter incheckning

Lösning:

Det går inte att byta skift när du redan är incheckad. Du måste stämpla ut och sedan stämpla in igen. Alternativt kan din chef justera din arbetstid manuellt i efterhand.

Problem: Sidan laddar långsamt

Lösning:

  1. Kontrollera din internetanslutning
  2. Stäng andra flikar och appar som använder mycket data
  3. Rensa webbläsarens cache och cookies
  4. Prova med en annan webbläsare
  5. Installera appen för bättre prestanda

📞 Behöver du mer hjälp?

Om du inte hittar svar på dina frågor här, kontakta din chef eller företagets administratör. De kan hjälpa dig med tekniska problem och specifika frågor om hur ert företag använder systemet.

ITidia - Modern tidsregistrering för svenska företag

© 2024 ITidia. Alla rättigheter förbehållna.