Guide för Rapporter

Allt om rapporter och uppföljning i ITidia

📊 Rapporter i ITidia

Två typer av rapporter

👤 Personalrapporter

Varje anställd kan ladda ner sina egna rapporter under "Min Arbetstid". Innehåller personlig arbetstidshistorik, statistik och alla registreringar.

🏢 Närvarorapporter (Admin)

Administratörer kan generera och skicka närvarorapporter för hela företaget under "Mitt Företag". Innehåller alla anställdas tid, kostnader och sammanfattning.

Närvarorapporter - För administratörer

Vad rapporten innehåller:

  • Sammanfattning för dagen (antal aktiva, totala timmar, pågående pass)
  • Detaljerad översikt per anställd med namn, avdelning och anställningsnummer
  • Alla registreringar med in- och utcheckningstider
  • Beräknad arbetstid (tar hänsyn till skift och lunchavdrag)
  • Manuella justeringar med anledning
  • Timpris och beräknad kostnad per person (om angivet)
  • Total personalkostnad för dagen
  • Månadstatistik för varje anställd

Hur du skickar rapporter:

  1. Gå till "Mitt Företag"
  2. Klicka på "Förhandsgranska rapport" för att se rapporten först
  3. Klicka på "Skicka dagens rapport" för att skicka via e-post
  4. Rapporten skickas till alla administratörer och ägare

Kostnadsuppföljning med timpris

För att få kostnadsuppföljning i rapporter, ange timpris för varje anställd:

  1. Gå till "Mitt Företag" → "Personal"
  2. Klicka på "Redigera" för den anställde
  3. Ange timkostnad i SEK (t.ex. 250)
  4. Ange momsprocent att dra av (t.ex. 25 för 25%) - valfritt
  5. Spara - kostnader visas nu automatiskt i rapporter

Rapporter visar då:

  • Kostnad per person och dag (inkl. moms)
  • Kostnad exkl. moms (om momsprocent är angiven)
  • Total personalkostnad för dagen (både inkl. och exkl. moms)
  • Total momskostnad (differens mellan inkl. och exkl. moms)
  • Underlag för budgetuppföljning

💡 Exempel med momsdrag:

Personal A: 250 SEK/tim, 25% moms → Kostnad exkl. moms: 187.50 SEK/tim
8 timmars arbetsdag: 2000 SEK inkl. moms, 1500 SEK exkl. moms
Momskostnad: 500 SEK

Vad rapporten tar hänsyn till

✓
Arbetsskift: Arbetstid räknas från skiftets starttid, inte från incheckning om personal kom tidigt
✓
Lunchavdrag: Om konfigurerat dras lunch/rast av automatiskt
✓
Övertid: Visas tydligt när personal jobbat längre än sitt skift
✓
Manuella justeringar: All tid som lagts till/tagits bort visas med anledning
✓
Kostnader: Beräknas automatiskt baserat på timpris och faktisk arbetstid

💡 Tips för effektiv rapportering:

  • • Dagligen: Förhandsgranska rapporten varje kväll för att se dagens närvaro
  • • Veckovis: Skicka rapport på fredagar som sammanfattning av veckan
  • • Månadsvis: Använd månadstatistiken i rapporten som underlag för löner
  • • Spara rapporter: Ladda ner HTML-filen och spara som PDF (Ctrl+P) för arkivering
  • • Uppdatera timpris: Håll timpriserna uppdaterade för korrekta kostnadskalkyler
  • • Dokumentera justeringar: Ange alltid tydlig anledning vid manuella tidsjusteringar

Personalrapporter

Varje anställd kan ladda ner sina egna rapporter under "Min Arbetstid":

  • • Välj tidsperiod (idag, denna vecka, denna månad)
  • • Se total arbetstid och statistik
  • • Ladda ner rapport som HTML-fil
  • • Öppna filen och spara som PDF via webbläsaren
  • • Perfekt för personlig uppföljning och diskussioner med chef

ITidia - Modern tidsregistrering för svenska företag

© 2024 ITidia. Alla rättigheter förbehållna.